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PARCOURS DU DOCTORANT

Inscriptions

Inscription annuelle

l’inscription en doctorat est obligatoire et doit être renouvelée chaque année universitaire pendant toute la durée du doctorat.

Au cours de son doctorat, un doctorant doit être inscrit auprès de l’un des établissements de rattachement de l’ED MATERIAUX et encadré par un Directeur de thèse qui est obligatoirement un Habilité à diriger des Recherches rattaché à cet établissement et à l’ED MATERIAUX.

L’inscription est prononcée par le chef d’établissement après avis du directeur de thèse et du directeur du Laboratoire de recherche et sur proposition du directeur de l’école doctorale.
Un candidat peut ne pas être proposé à l’inscription en cas de niveau scientifique insuffisant (un diplôme de Master ou équivalent ne donne pas accès de droit au doctorat). D’autre part, l’inscription est conditionnée par une rémunération suffisante pour effectuer le travail de doctorat.

Le doctorat débute après la première inscription.

Au cours de la thèse, le temps est décompté en années universitaires : un étudiant qui s’inscrit en doctorat par exemple en mars de l'année N termine sa première année de thèse en septembre de l'année N et doit se réinscrire en octobre de l'année N pour effectuer son année N/N+1.

l’inscription pédagogique auprès de l'école doctorale

L’inscription pédagogique se fait via l’application SIGED.

Un identifiant et un mot de passe vous sont envoyés par e-mail lorsque votre candidature est validée par l’école doctorale. Ils vous permettront de vous connecter à votre espace personnel en ligne. Vous renseignerez le plus précisément possible votre dossier (type de financement, origine du financement, directeur de thèse, laboratoire, etc.)

Une fois votre dossier complété en ligne, il doit être validé par le directeur de thèse, le laboratoire et l’école doctorale.

Pour une demande d'inscription en première année, merci de consulter la page Inscription en première année.


Pour une demande de réinscription, merci de consulter la page Réinscription.

l’inscription administrative auprès de votre établissement

Vous serez invité par courrier électronique à faire votre inscription dans l’établissement que vous avez choisi au préalable. Vous recevrez les détails de la procédure à suivre et la date jusqu’à laquelle vous pouvez procéder.

Des droits d’inscription en doctorat sont exigés chaque année par l’établissement. Leur montant est fixé tous les ans par arrêté ministériel. A titre indicatif, ils étaient de 391€ pour l’année 2014/2015, auxquels s’ajoutent 5,50€ pour la médecine préventive. Des droits d’accès aux activités sportives (optionnels) peuvent être demandés par l’établissement. Merci de consulter le site WEB de votre établissement.
Depuis juillet 2018, il est par ailleurs nécessaire de préalablement payer la Contribution de Vie Etudiante et Campus CVEC (90 €), auprès du CROUS.

La date de paiement des droits d’inscription en première année marque le début de votre thèse. Vous aurez en principe trois ans pour réaliser votre doctorat à partir de cette date.

SIGED? C'EST QUOI?

SIGED vous permet :

  • D’accéder à votre dossier pendant toute la durée du doctorat
  • De vous réinscrire chaque année à l’ED
  • De déclarer en ligne toutes activités, formations ou mobilités valorisant votre doctorat
  • De vous inscrire aux formations pluridisciplinaires de l’Université de Lyon
  • De vous inscrire aux formations dédiées aux doctorants-enseignants
  • A accéder à un espace collaboratif dédié aux doctorants, un bureau virtuel et une messagerie @universite-lyon.fr

Inscription en première année

ETAPE 1 : DEMANDE DE PROPOSITION À LA 1ERE INSCRIPTION AUPRÈS DE L’ÉCOLE DOCTORALE.

Cette demande ne peut être faite qui si un financement de 36 mois (doctorat temps plein) au moins égal à 90% du SMIC et un diplôme équivalent au grade de master peuvent être justifiés.

  • Pour sa première inscription, après avoir obtenu l’accord de son directeur de thèse, le candidat demande un code d’accès à l’application SIGED auprès du secrétariat de l’école doctorale (Ecole-Doctorale.eea@ec-lyon.fr) en indiquant une adresse email valide. C’est à cette adresse que seront envoyées les informations de connexion.
  • Une fois le code d’accès obtenu, le candidat se connecte à l’application SIGED en cliquant à l’url https://siged.universite-lyon.fr sur la "tuile" Doctorant et en utilisant le code d’accès reçu par mail.
  • Le directeur de thèse choisit pour le comité de suivi un expert scientifique et demande au directeur de laboratoire de désigner un représentant laboratoire. Leur nom et coordonnées seront indiqués dans le sujet de thèse détaillé qui sera déposé sous SIGED, voir ci-dessous.
Pour une demande de première inscription, le candidat doit remplir son dossier en complétant les champs des onglets « Informations personnelles », « Cursus » , « Thèse » et « Financements ».

Pour que le dossier soit complet, il est impératif de déposer sous les onglets :
"Cursus"
  • La copie du diplôme ou attestation de diplôme donnant grade de master : en France, un diplôme nationale de master et un diplôme d'ingénieur délivré par une école d'ingénieur accréditée par la Commission du Titre Ingénieur confère le grade de master.
  • L’ensemble des relevés de notes du cursus universitaire (licence+master).
  • Le Curriculum Vitae (rubrique "Autres documents").
"Thèse"
En plus des champs obligatoires
  • Co-encadrant(s) éventuel(s) du doctorant
  • Dans le champs "comité de suivi", les nom et email de l'expert scientifique du comité de suivi proposé par le directeur de thèse : le directeur du laboratoire indiquera ensuite le nom du représentant laboratoire et le directeur de l'école doctorale le nom du représentant ED
"Financement"
  • Justificatif de revenus (contrat de travail, etc.)
Documents complémentaires
  • La convention de formation complétée à partir du fichier word pdf avec le sujet de thèse en annexe : lire au préalable la notice ; tous ces éléments sont disponibles dans la rubrique "Première inscription" de la page Documents utiles
  • La charte des thèses de l’établissement concerné cosignée par le doctorant, le directeur de thèse et le directeur de laboratoire
  • Dans le cas d’un contrat CIFRE ou d’une thèse en partenariat avec un autre laboratoire, la convention signée
  • Dans le cas d’une thèse en cotutelle, le projet de convention de cotutelle

Lorsque le dossier « SIGED » est complet, le candidat soumet sa demande, sous la rubrique « Mes actions » (à droite). Tant que l’action « Soumettre ma demande » reste en noir, il est impossible de soumettre la demande. En positionnant la souris sur cette action, une partie des éléments manquants est affichée.

ETAPE 2 : INSCRIPTION AUPRÈS DU SERVICE DE SCOLARITÉ DE L’ÉTABLISSEMENT D’INSCRIPTION.

Après la soumission, les avis des directeur de thèse et de laboratoire seront sollicités. Le dossier sera ensuite étudié par l'ED. L’ED ne peut pas proposer un dossier à la première inscription si l’une des informations ou l’un des documents listés ci-dessus est manquant (par exemple, CV, sujet de thèse, etc.). Merci d'être rigoureux dans la constitution du dossier, un dossier incomplet étant la cause principale de retards dans son traitement.
Dans le cas où l’ED MATERIAUX décide de vous proposer à l’inscription en doctorat, vous devez suivre la procédure d’inscription de l’établissement concerné.
Pour les 3 établissements, la procédure de première inscription est totalement dématérialisée, sauf pour la charte des thèses qui doit être signée au format papier. Pour plus de détails, voir le site WEB "Scolarité" de l’établissement concerné.
Des informations complémentaires sur SIGED peuvent être obtenues ici.

THÈSE EN COTUTELLE

En cas d’une thèse en cotutelle, ce document précise les éléments qu’il est impératif de porter dans la convention de cotutelle.

Réinscription

la réinscription en doctorat n’est pas mécanique.
La réinscription en seconde année ou en troisième année de doctorat peut être refusée en cas d’évaluation défavorable de l’année écoulée.
  • Avant toute demande de réinscription, le comité de suivi de thèse doit être réuni, voir la page comité de suivi.
  • Toute demande de réinscription en deuxième et troisième année doit être accompagnée du compte rendu de la réunion de comité de suivi ainsi que du formulaire de bilan intermédiaire de l’ED MATERIAUX qui doit être obligatoirement rempli et signé par le doctorant et son directeur de thèse (disponible au format word et au format pdf dans la page "documents utiles") et déposé dans le dossier SIGED du doctorant (Onglet « Document complémentaire »).
  • La durée du doctorat est limitée à 36 mois (sauf dans certains cas de doctorat en cotutelle, voir la convention de cotutelle) :
    • la réinscription en quatrième année est une dérogation qui doit faire l’objet d’une demande solidement motivée et argumentée. De plus, un financement de 12 mois doit être proposé.
    • Toute demande de réinscription en quatrième année devra être accompagnée d’un formulaire de demande de dérogation de l’ED MATERIAUX (disponible au format word et au format pdf dans la page "documents utiles") qui devra être obligatoirement remplie et signée par le doctorant et son directeur de thèse.
    • Dans le cas où le jury de thèse a été préalablement proposé avant la fin de la troisième année ou à la demande de réinscription en quatrième année et où cette dernière est nécessaire pour que la soutenance ait effectivement lieu en début de quatrième année, il n’est pas nécessaire de remplir le formulaire de demande de dérogation de l’ED MATERIAUX et de réunir le comité de suivi.
  • La réinscription en cinquième année est interdite sauf cas très exceptionnels (santé, congés maternité, etc.).

Toute demande de réinscription s’effectue en deux étapes décrites ci-dessous

ETAPE 1 : DEMANDE DE PROPOSITION À LA RÉINSCRIPTION AUPRÈS DE L’ÉCOLE DOCTORALE

Cette demande s’effectue impérative via l’application SIGED (Système d’Information et de Gestion des Ecoles Doctorales) accessible sur internet via un navigateur WEB. Pour une demande de réinscription, le doctorant doit compléter l’onglet « Financements » pour l’année universitaire de réinscription et doit déposer sous l’onglet :

"Financements "
  • Justificatif de revenus pour l’année de réinscription, si nécessaire (contrat de travail, etc.)
"Documents complémentaires"
  • Pour une demande de réinscription en 2A ou 3A : le bilan intermédiaire de l’ED EEA rempli et signé par le doctorant et son directeur de thèse (disponible au format word et au format pdf dans la page "documents utiles")
  • Pour une demande de réinscription en 4A : le formulaire de demande de dérogation de l’ED EEA rempli et signé par le doctorant et son directeur de thèse (formulaire disponible au format word et au format pdf dans la page "documents utiles")
  • Dans tous les cas : compte rendu de la réunion de comité de suivi (formulaire disponible au format word et au format pdf dans la page "documents utiles")

Lorsque le dossier « SIGED » est complet, le doctorant soumet sa demande, sous la rubrique « Mes actions » (à droite). Tant que l’action « Soumettre ma demande » reste en noir, il est impossible de soumettre la demande. En positionnant la souris sur cette action, une partie des éléments manquants est affichée.
L’ED ne peut pas proposer un dossier à la ré-inscription si l’une des informations ou l’un des documents listés ci-dessus est manquant.

ETAPE 2 : INSCRIPTION AUPRÈS DU SERVICE DE SCOLARITÉ DE L’ÉTABLISSEMENT D’INSCRIPTION.

Dans le cas où l’ED EEA décide de vous proposer à l’inscription en doctorat, vous devez suivre la procédure d’inscription de l’établissement concerné.

Comité de Suivi de thèse

A l’attention des doctorants de 1ère année et de 2ème année

L’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat, précise qu’un comité de suivi doit être mis en place pour chaque doctorant.
Après un entretien avec le doctorant en fin d'année, le comité donne un avis pour l’inscription en 2ème année puis en 3ème année.

Les comités sont à mettre en place impérativement pour les D2 pour l'année universitaire 2016-2017.
Merci aux D1 de voir auprès du directeur de thèse et du directeur de laboratoire si les comités de thèse sont mis en place ou non dès cette année.

La composition du comité est proposée par le directeur de laboratoire :

  • 1 membre extérieur au laboratoire titulaire d’un doctorat
  • 1 membre du laboratoire externe à l’encadrement
  • 1 membre mandaté par l’ED soit membre du conseil, soit membre du laboratoire et extérieur à l’équipe de l’encadrement.

Les 2 documents suivants sont à télécharger et doivent être déposés en version PDF par les doctorants dans la rubrique "documents complémentaires" de leur compte SIGED. Ils sont nécessaires et conditionnent l’inscription en 2ème année et 3ème année de doctorat.

Rapport du doctorant

Rapport du comité de thèse

Le Rapport du doctorant doit être rempli et co-signé par le doctorant et le directeur de thèse et être transmis aux membres du comité au moins deux semaines avant l’entretien (qui doit avoir lieu soit durant la 1ère quinzaine de juillet ou début septembre). En l'absence du rapport, le comité ne pourra pas avoir lieu.

Le Rapport du comité de thèse doit être rempli par les membres du comité à l’issu de l’entretien. Il conditionne l’inscription en 2ème année et en 3ème année.

Nature des entretiens (40 min) de 1ère année et de 2ème année (les durées sont indicatives) :

  • Exposé scientifique oral (15 min max) en présence de l’encadrement de la thèse.
  • Discussions sur l’exposé lui-même.
  • Huis clos avec le doctorant puis huis clos avec l’encadrement (10min).
  • Restitution orale au doctorant (5 min).
  • Rapport rédigé par les membres du comité.

Formation

MODULES DE FORMATION DOCTORALE OBLIGATOIRE POUR TOUS

Les doctorants doivent valider un nombre d'heures de formation durant leur doctorat :
  • 40h de formation scientifique (cours de Master, écoles d'été...), de préférence hors du champ de compétence du sujet de thèse afin d'élargir leur culture scientifique à des domaines extérieurs à leur sujet de thèse, de leur apporter des techniques complémentaires et de les préparer à leur insertion professionnelle.
  • 40h de formation à visée professionnelle (si inscription après septembre 2014) offertes par l'Université de Lyon (catalogue de formations) . Idéalement, le contenu des enseignements doit être en accord avec le projet personnel et professionnel du doctorant.
  • 1 publication (ou brevet) demandée dans une revue internationale

JUSTIFICATIFS 

Les justificatifs de ces formations (attestation de présence avec le nombre d'heures pour chaque formation) doivent être chargées dans le dossier Siged du doctorant dans la rubrique "formations".
Elles seront validées au fur et à mesure par le Directeur de l'Ecole Doctorale.

Mémoire et soutenances

La préparation du dossier administratif de soutenance de thèse exige la même rigueur que la préparation de la thèse elle-même. Celle-ci ne peut pas être réalisée dans l'urgence.

Bien que ce soit l’école doctorale qui accorde l’autorisation de soutenance, les modalités de celle-ci sont régies par l’Arrêté du 25 mai 2016 et par certaines spécifiés propres à chaque établissement. C’est pourquoi nous vous invitons à vous référer au site internet de votre établissement d’inscription pour plus d’information sur le calendrier et les étapes de la constitution de votre dossier (Lyon1, l'INSA, Ecole Centrale).

Ci-dessous, vous trouverez un complément d’information sur ces différentes étapes

La langue de rédaction et de soutenance

La norme pour la rédaction du mémoire de thèse est la langue française. Toutefois, la rédaction en langue anglaise peut être autorisée.
Dans ce cas les documents suivants doivent obligatoirement figurer en langue française dans le manuscrit : La page de garde en langue française, avec le titre de la thèse bilingue et un résumé de l'introdution, des chapitres et de la conclusion
Dans le cas des thèses en cotutelle ou avec le label européen, se référer aux textes et conventions en vigueur.

Le choix de la date et du lieu de soutenance

C’est au directeur de thèse de proposer une date prévisionnelle de soutenance, et ce, au moins 2 mois avant l’échéance.

Le lieu de la soutenance est l’établissement d’inscription, sauf disposition particulière validée par le chef d’établissement. Dans le cadre d’une thèse en cotutelle, le lieu est arrêté d’un commun accord dans la convention de cotutelle.

Le choix des rapporteurs

Le premier document qui doit être déposé au secrétariat de l'école doctorale de l'établissement d'inscription est la proposition de deux rapporteurs. Dans ce document, le titre exact de la thèse en français et les noms des deux rapporteurs doivent être indiqués.

Les rapporteurs doivent être titulaires d’un HDR. Ils doivent également être extérieurs à l’établissement d’inscription du doctorant et de l’école doctorale. Si la personne n’est pas Professeur d’Université ni Directeur de Recherche, un CV doit être joint à la demande de désignation des rapporteurs. C’est en particulier le cas pour les professeurs étrangers.

Une fois les rapporteurs acceptés par l’école doctorale, le chef d'établissement les informera de leur mission. Ce « feu vert » permet alors au candidat d’envoyer officiellement son mémoire de thèse aux rapporteurs.

Les rapports des rapporteurs doivent parvenir à l’école doctorale au plus tard un mois avant la date de soutenance prévue.

La composition du jury

Une proposition de jury doit être soumise au président ou au directeur de l’établissement d’inscription. Cette proposition émane du directeur de thèse et peut être formulée en même temps que la proposition des rapporteurs.

La composition d’un jury de thèse obéit à des règles précises :
  • Le jury doit compter entre 4 et 8 membres.
  • La moitié au moins du jury doit être constitué de Professeurs ou assimilés.
  • La moitié au moins doit être constituée de personnes extérieures aux établissements et à l’école doctorale.
Votre établissement peut également avoir des exigences spécifiques en matière de composition du jury. Contactez-le pour plus d’information.

Une fois ces vérifications faites, et les rapports reçus, la Direction de l’établissement peut signer l'autorisation de soutenance, qui permet alors l'édition de l’avis de soutenance et la convocation des membres du jury.

CONDITIONS À LA SOUTENANCE DE THÈSE

L’école doctorale accordera l’autorisation de soutenir aux candidats qui rempliront les critères suivants :
  • Avoir satisfait aux exigences de formation scientifique et professionnelle,
  • Un choix des rapporteurs conforme,
  • Une liste des publications et/ou la participation effective du doctorant à une conférence internationale