Vous êtes ici : SIte en Français > PARCOURS DU DOCTORANT

PARCOURS DU DOCTORANT

Inscriptions

Inscription annuelle

l’inscription en doctorat est obligatoire et doit être renouvelée chaque année universitaire pendant toute la durée du doctorat.

Au cours de son doctorat, un doctorant doit être inscrit auprès de l’un des établissements opérateur de l’ED MATERIAUX et encadré par un Directeur de thèse qui est obligatoirement Habilité à Diriger des Recherches et, rattaché à cet établissement ainsi qu'à l’ED MATERIAUX.

L’inscription est prononcée par le chef d’établissement après avis du directeur de thèse et du directeur du Laboratoire de recherche et sur proposition du directeur de l’école doctorale.
Un candidat peut ne pas être proposé à l’inscription en cas de niveau scientifique insuffisant (un diplôme de Master ou équivalent ne donne pas accès de droit au doctorat). D’autre part, l’inscription est conditionnée par une rémunération suffisante pour effectuer le travail de doctorat.

Le doctorat débute après la première inscription.

Au cours de la thèse, le temps est décompté en années universitaires : un étudiant qui s’inscrit en doctorat par exemple en mars de l'année N termine sa première année de thèse en septembre de l'année N et doit se réinscrire en octobre de l'année N pour effectuer son année N/N+1.

l’inscription pédagogique auprès de l'école doctorale

L’inscription pédagogique se fait via l’application SIGED.

Un identifiant et un mot de passe vous sont envoyés par e-mail lorsque votre candidature est validée par l’école doctorale. Ils vous permettront de vous connecter à votre espace personnel en ligne. Vous renseignerez le plus précisément possible votre dossier (type de financement, origine du financement, directeur de thèse, laboratoire, etc.)

Une fois votre dossier complété en ligne, il doit être validé par le directeur de thèse, le laboratoire et l’école doctorale.

Pour une demande d'inscription en première année, merci de consulter la page Inscription en première année.


Pour une demande de réinscription, merci de consulter la page Réinscription.

l’inscription administrative auprès de votre établissement

Vous serez invité par courrier électronique à faire votre inscription dans l’établissement que vous avez choisi au préalable. Vous recevrez les détails de la procédure à suivre et la date jusqu’à laquelle vous pouvez procéder.
Des droits d’inscription en doctorat sont exigés chaque année par l’établissement. Leur montant est fixé tous les ans par arrêté ministériel. Ces droits sont d’environ 400€, auxquels s’ajoutent une somme d’environ 5€ pour la médecine préventive. Des droits d’accès aux activités sportives (optionnels) peuvent être demandés par l’établissement. Merci de consulter le site WEB de votre établissement.

Il est par ailleurs nécessaire de préalablement payer la Contribution de Vie Etudiante et Campus CVEC (environ 90 €), auprès du CROUS.

La date de paiement des droits d’inscription en première année marque le début de votre thèse. Vous aurez en principe trois ans pour réaliser votre doctorat à partir de cette date.

Inscription en première année

Etape 1 : demande de proposition à la 1ère inscription auprès de l'école doctorale.

Cette demande ne peut être faite qui si un financement de 36 mois (doctorat temps plein) au moins égal à 90% du SMIC et un diplôme équivalent au grade de master peuvent être justifiés.

  • Pour sa première inscription, après avoir obtenu l’accord de son directeur de thèse, le candidat demande un code d’accès à l’application SIGED auprès du secrétariat de l’école doctorale en indiquant une adresse email valide non institutionnelle. C’est à cette adresse que seront envoyées les informations de connexion.
  • Une fois le code d’accès obtenu, le candidat se connecte à l’application SIGED sur la "tuile" Doctorant et en utilisant le code d’accès reçu par mail.
Pour une demande de première inscription, le candidat doit remplir son dossier en complétant les champs des onglets « Informations personnelles », « Cursus » , « Thèse » et « Financements ».

Pour que le dossier soit complet, il est impératif de déposer sous les onglets :
"Cursus"
  • La copie du diplôme ou attestation de diplôme donnant grade de master : en France, un diplôme national de master et un diplôme d'ingénieur délivré par une école d'ingénieur accréditée par la Commission du Titre Ingénieur confère le grade de master.
  • L’ensemble des relevés de notes du cursus universitaire (licence + master).
  • Le Curriculum Vitae (rubrique "Autres documents").
"Thèse"
En plus des champs obligatoires
  • Co-encadrant(s) éventuel(s) du doctorant
"Financement"
  • Justificatif de revenus (contrat de travail, etc.)
Documents complémentaires
  • La convention de formation complétée (Article 5 à 10 à rédiger par vos soins)
  • La charte des thèses de l’établissement concerné cosignée par le doctorant, le directeur de thèse et le directeur de laboratoire
  • Dans le cas d’un contrat CIFRE ou d’une thèse en partenariat avec un autre laboratoire, la convention signée
  • Dans le cas d’une thèse en cotutelle, le projet de convention de cotutelle
  • La fiche de recrutement
  • Le tableau d'information PhD
  • Un certificat de français pour les doctorants étrangers

Lorsque le dossier « SIGED » est complet, le candidat soumet sa demande, sous la rubrique « Mes actions » (à droite). Tant que l’action « Soumettre ma demande » reste en noir, il est impossible de soumettre la demande. En positionnant la souris sur cette action, une partie des éléments manquants est affichée.

Etape 2 : inscription auprès du service de scolarité de l'établissement d'inscription.

Après la soumission, les avis des directeurs de thèse et de laboratoire seront sollicités. Le dossier sera ensuite étudié par l'ED. L’ED ne peut pas proposer un dossier à la première inscription si l’une des informations ou l’un des documents listés ci-dessus est manquant (par exemple, CV, sujet de thèse, etc.). Merci d'être rigoureux dans la constitution du dossier, un dossier incomplet étant la cause principale de retards dans son traitement.
Dans le cas où l’EDML décide de vous proposer à l’inscription en doctorat, vous devez suivre la procédure d’inscription de l’établissement concerné.
Pour les 3 établissements, la procédure de première inscription est totalement dématérialisée, sauf pour la charte des thèses qui doit être signée au format papier. Pour plus de détails, voir le site WEB de l’établissement concerné.

Thèse en cotutelle

En cas d’une thèse en cotutelle, ce document précise les éléments qu’il est impératif de porter dans la convention de cotutelle.

Réinscription

la réinscription en doctorat n’est pas automatique.
La réinscription en seconde année ou en troisième année de doctorat peut être refusée en cas d’évaluation défavorable de l’année écoulée.
  • Avant toute demande de réinscription, le Comité de Suivi Individuel de thèse doit être réuni (sauf si la première inscription date de moins de 9 mois, 18 mois pour les thèses à temps partiel (50%) ), (voir la rubrique Comité de Suivi Individuel) et les engagements spécifiés dans les documents du CSI, validés par ce dernier (rédaction d’un élément du manuscrit de thèse, formations scientifiques réalisées, …) .
  • Toute demande de réinscription en deuxième et troisième année doit être accompagnée du compte rendu de la réunion de comité de suivi individuel (CSI) ainsi que du rapport du doctorant pour le CSI. Ces documents doivent être obligatoirement remplis et signés par le doctorant et son directeur de thèse (voir page "documents utiles") et déposé dans le dossier SIGED du doctorant (Onglet « Document complémentaire »).
  • La durée du doctorat est limitée à 36 mois (sauf dans certains cas de doctorat en cotutelle, de thèse financée par des gouvernements étrangers (CSC, …) ou de thèse à temps partiel) :
    • la réinscription en quatrième année pour des thèses dont la durée est > 36 mois, est une dérogation qui doit faire l’objet d’une demande au directeur de l’ED, solidement motivée et argumentée. Le doctorant devra avoir réalisé toutes ses formations au moment de la demande. Dans les documents faisant l’objet de cette demande, le doctorant indiquera notamment, les motifs du retard occasionné, son planning jusqu’à la soutenance, les communications orales et les publications qui ont et vont être réalisées ainsi que le financement accordé jusqu’à la date de soutenance. Le document est conjointement signé par le doctorant et le directeur de thèse.
    • Dans le cas où l’autorisation de soutenance a été préalablement demandée avant la fin de la troisième année ou à la demande de réinscription en quatrième année et où cette dernière est nécessaire pour que la soutenance ait effectivement lieu en début de quatrième année, l’argumentaire peut se restreindre à rappeler que les conditions de soutenances sont bien remplies et préciser la date de soutenance. Il n’est pas nécessaire de réunir un nouveau CSI.
  • La réinscription en cinquième année est interdite sauf cas très exceptionnels (santé, congés maternité, etc.).

Toute demande de réinscription s’effectue en deux étapes décrites ci-dessous

Etape 1 : demande de proposition à la réinscription auprès de l'école doctorale

Cette demande s’effectue impérative via l’application SIGED (Système d’Information et de Gestion des Ecoles Doctorales) accessible sur internet via un navigateur WEB. Pour une demande de réinscription, le doctorant doit compléter l’onglet « Financements » pour l’année universitaire de réinscription et doit déposer sous l’onglet :

"Financements "
  • Justificatif de revenus pour l’année de réinscription, si nécessaire (contrat de travail, etc.)
"Documents complémentaires"
  • Pour une demande de réinscription en 2A ou 3A le compte rendu du CSI et le rapport du doctorant pour le CSI doivent être déposés sur SIGED avec l’ensemble des signatures requises
  • L’ensemble des informations à déposer sur SIGED doit être actualisé (justificatifs de formations, …)
  • Pour une demande de réinscription en 4A : le formulaire de demande de dérogation

Lorsque le dossier « SIGED » est complet, le doctorant soumet sa demande, sous la rubrique « Mes actions » (à droite). Tant que l’action « Soumettre ma demande » reste en noir, il est impossible de soumettre la demande. En positionnant la souris sur cette action, une partie des éléments manquants est affichée.
L’ED ne peut pas proposer un dossier à la ré-inscription si l’une des informations ou l’un des documents listés ci-dessus est manquant.

Etape 2 : inscription auprès du service de scolarité de l'établissement d'inscription.

Dans le cas où l’EDML décide de vous proposer à l’inscription en doctorat, vous devez suivre la procédure d’inscription de l’établissement concerné.

Comité de Suivi Individuel de thèse (CSI)

Selon les termes de l'arrêté du 25 mai 2016 sur les études doctorales, le comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s'appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation. Il évalue, dans un entretien avec le doctorant, les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l'entretien au directeur de l'école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse. Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement. (voir guide du comité de suivi)
Le CSI se réunit au minimum avec le doctorant à l’issue des 12 (+/- 2) et 24 (+/- 2) premiers mois de thèse mais chaque fois que nécessaire (pour donner son avis sur une inscription en 4ème année, en cas conflit, …). Le règlement intérieur de l’ED définit l’ensemble des éléments relatifs au CSI (composition du CSI, déroulement du CSI, …)
 
L’organisation des CSI est laissée à la discrétion des laboratoires. Ils peuvent s’organiser au fil de l’eau par les équipes d’encadrement et/ou sur une période spécifique fixée par le laboratoire.
 

La composition du comité est proposée par le directeur de laboratoire :

  • 1 membre extérieur au laboratoire titulaire d’un doctorat et de préférence HDR
  • 1 membre du laboratoire externe à l’encadrement
  • 1 membre mandaté par l’ED soit membre du conseil, soit membre du laboratoire et extérieur à l’équipe de l’encadrement.

Les 2 documents suivants sont à télécharger et doivent être déposés en version PDF par les doctorants dans la rubrique "documents complémentaires" de leur compte SIGED. Ils sont nécessaires et conditionnent l'inscription dans l'année N+1.

RAPPORT DU COMITE DE THESE + RAPPORT DU DOCTORANT

Le Rapport du doctorant doit être rempli et co-signé par le doctorant et le directeur de thèse et être transmis aux membres du comité au moins deux semaines avant l’entretien accompagné des documents complémentaires spécifiés dans le modèle de rapport. En l'absence du rapport, le comité ne pourra pas avoir lieu.
Le Rapport du comité de thèse doit être rempli par les membres du comité à l’issue de l’entretien. Ce rapport formule une recommandation quant à l'inscription en année supérieure pour poursuivre la thèse. Il peut également comporter des suggestions quant à la réorientation du sujet, la reconfiguration de l'équipe d'encadrement, la mise en place de nouvelles actions, et toute autre recommandation favorable à la meilleure réalisation possible de la thèse.
 

Nature des entretiens (40 min) de 1ère année et de 2ème année (les durées sont indicatives) :

  • Exposé scientifique oral (15 min max) en présence de l’encadrement de la thèse.
  • Discussions sur l’exposé lui-même.
  • Huis clos avec le doctorant puis huis clos avec l’encadrement (10min).
  • Restitution orale au doctorant (5 min).
  • Rapport rédigé par les membres du comité.

Formation

Modules de formation doctorale

Les doctorants doivent réaliser un nombre minimal d'heures de formation durant leur doctorat validé par le directeur de l’EDML:

- 40h de formation scientifique de préférence hors du champ de compétences strictes du sujet de thèse afin d'élargir leur culture scientifique, leur donner des connaissances particulières complémentaires et de les préparer à leur insertion professionnelle. La participation à des congrès scientifiques, séminaires, ou séances de formation à des outils (équipements, logiciels, …) en lien avec le sujet de thèse, ne relève pas de cette formation, mais font partie intégrante de l’activité de recherche du chercheur-doctorant. En revanche un très large spectre d’enseignements sont accessibles aux doctorants dans les modules de master ou ceux des cursus ingénieurs des établissements opérateurs, les formations mises en œuvre par l’ED, les MOOC, ... Le doctorant est invité à réaliser cette formation durant les deux premières années de la thèse et d'en faire état durant le comité de suivi de thèse de fin de D2

- 40h de formation à visée professionnelle, idéalement, le contenu de ces enseignements doit être en accord avec le projet personnel et professionnel du doctorant, il intègre la formation à l’éthique de la recherche et à l’intégrité scientifique (voir le document). Comme pour la formation scientifique, les formations délivrées par les établissements opérateurs peuvent constituer une ressource, toutefois au sein du collège doctoral de l’UdL un nombre important de formations identifiées « formations transversales à visées professionnelle » est organisé pour les doctorants (voir catalogue). Dans le cadre de ce volet d’heures obligatoires, il est possible de comptabiliser des heures allouées à des activités donnant lieu à l’acquisition de compétences en lien avec le travail de chercheur ou enseignant-chercheur (enseignement dans un établissement d’enseignement supérieur, organisation de manifestations scientifiques, élus à des structures d’administration de la recherche, diffusion/vulgarisation de la connaissance scientifique …). L’ensemble de ces heures prises en charge dans le décompte de la formation professionnalisante n’excèdera pas 15h (un barème est établi). Le doctorant doit aussi obligatoirement réaliser une formation spécifique à l’éthique de la recherche ou à l’intégrité scientifique durant les deux premières années de la thèse, il l’indiquera durant le comité de suivi de thèse de fin de D2 (voir notamment les modules de formation de l’UdL :
Pour les doctorants non francophones, des enseignements de français langue étrangère (FLE) sont accessibles dans les établissements opérateurs :
ou bien au sein des formations transversales de l’UDL :
Quelque soit le nombre d’heures de FLE suivi, au plus 25 h seront comptabilisées dans le décompte de la formation à visée professionnel. Il est demandé aux doctorants non francophones de valider un niveau élémentaire de français avec une certification au moins égale à A2 au plus tard à l’issue de la deuxième année de thèse. Cette certification sera validée au moment du CSI.
Pour les doctorants à temps partiel, des dispenses partielles de formation peuvent être attribuées, ce point pourra être abordé lors du CSI.
En supplément de ces formations, en fonction des manifestations propres organisées par les laboratoires adossés à l’EDML ou par l’EDML et des décisions des directeurs d’unité ou du directeur de l’EDML, la participation à certaines de ces manifestations est obligatoire pour le doctorant (voir liste).
 

Justificatifs

Les justificatifs de ces formations (attestation de présence avec le nombre d'heures pour chaque formation) doivent être chargées dans le dossier Siged du doctorant dans la rubrique "formations".
Elles seront validées au fur et à mesure par le Directeur de l'Ecole Doctorale.

Mémoire et soutenances

La préparation du dossier administratif de soutenance de thèse exige la même rigueur que la préparation de la thèse elle-même. Celle-ci ne peut pas être réalisée dans l'urgence.
Bien que ce soit l’école doctorale qui accorde l’autorisation de soutenance, les modalités de celle-ci sont régies par l’Arrêté du 25 mai 2016 et par certaines spécifiés propres à chaque établissement. C’est pourquoi nous vous invitons à vous référer au site internet de votre établissement d’inscription pour plus d’information sur le calendrier et les étapes de la constitution de votre dossier :

ECL
INSA de Lyon
UCBL - Université Lyon 1
 

Ci-dessous, vous trouverez un complément d’information sur ces différentes étapes

Le mémoire

La structure, le contenu, la forme et la langue du manuscrit de thèse est le résultat avant tout d’un dialogue entre le doctorant et l’encadrement.
Il existe néanmoins un certain nombre de contraintes : la page de garde où seront notamment indiqués « Ecole Doctorale Matériaux de Lyon, Ecole Doctorale n°34, Spécialité de doctorat : Matériaux, (il n’y a pas de Discipline différente autre que Matériaux). A travers le lien de l’UCBL ci-dessus, on peut trouver le lien pour télécharger le « Guide pour la rédaction et la présentation des thèses ». Bien que datant de 2007 ce document donne toujours certaines recommandations officielles, notamment vis-à-vis de la forme du manuscrit.
La langue de rédaction du mémoire de thèse est normalement la langue française (voir Arrêté du 25/05/2016 et règlement intérieur de l’ED). Toutefois, la rédaction en langue anglaise peut être autorisée. Dans ce cas, certains documents doivent obligatoirement figurer en langue française dans le manuscrit ainsi qu'un résumé substantiel (5-10 pages) des différentes parties du mémoire.
Généralement la structure du manuscrit est laissée à la discrétion du doctorant. Elle peut être classique ou bien présenter certaines parties sous la forme d’une publication soumise ou acceptée dans une revue internationale à comité de lecture reconnue dans son domaine. Dans ces conditions, le doctorant sera le principal rédacteur de l’article et son premier auteur. La présentation de l’article (en français ou en anglais) devra, dans sa forme, respecter les conditions de reproduction contractualisées avec la revue, et s’intégrer de manière cohérente au manuscrit. Un résumé d’une demi-page à une page précédera sa présentation. Toutefois, le manuscrit de thèse ne peut être une simple compilation d’articles et doit garder sa cohérence d’ensemble, ainsi la présentation des travaux sous forme de publications ne doit pas excéder un seuil maximum compris entre 50 et 70 % de l’ensemble du manuscrit.
 

Déroulement de la soutenance

En général, la soutenance consiste en une présentation orale d’environ 45 minutes, assortie de documents visuels. Le candidat doit y mettre en évidence ses objectifs, la méthodologie adoptée et les principales conclusions de sa recherche. De plus, il doit situer son travail dans le cadre plus général de son domaine d'étude et terminer son exposé en mettant l'accent sur les questions demeurées sans réponse ou qui débouchent sur de nouvelles voies de recherche. Après son exposé, les membres du jury interrogent le doctorant sur ces travaux, son manuscrit et sa présentation orale.
A l’issue de la séance de questions-réponses le jury délibère, rend son verdict et l’exprime sur le rapport de soutenance de thèse de doctorat.
La langue de la soutenance est par défaut et de manière privilégiée le français mais, en fonction des membres du jury et de la maîtrise du français par le doctorant, l’exposé peut-être soit tout en français ou tout en anglais, et la séance de questions-réponses en français et/ou en anglais à la discrétion des membres du jury.


Conditions particulières de soutenance

La soutenance est publique, sauf dérogation accordée à titre exceptionnel par le chef d'établissement si le sujet de la thèse présente un caractère de confidentialité avéré.
A titre exceptionnel, et à l'exception de son président, les membres du jury peuvent participer à la soutenance par des moyens de visioconférence ou de communication électronique permettant leur identification et leur participation effective à une délibération collégiale et satisfaisant à des caractéristiques techniques garantissant la transmission continue et simultanée des débats.
Ces demandes sont à formuler auprès de l’établissement d’inscription du doctorant au moyen de formulaires particuliers au moment du dépôt du dossier d’autorisation de soutenance.


Le choix de la date et du lieu de soutenance

C’est au directeur de thèse de proposer une date prévisionnelle de soutenance, et ce, au moins 2 mois avant l’échéance.

Le lieu de la soutenance est l’établissement d’inscription, sauf disposition particulière validée par le chef d’établissement. Dans le cadre d’une thèse en cotutelle, le lieu est arrêté d’un commun accord dans la convention de cotutelle.


Le jury

Composition du jury

Une proposition de jury doit être soumise au président ou au directeur de l’établissement d’inscription. Cette proposition émane du directeur de thèse.

La composition d’un jury de thèse obéit à des règles précises :
  • Le jury doit compter entre 4 et 8 membres avec si possible une composition approchant la parité hommes-femmes.
  • La moitié au moins du jury doit être constitué de Professeurs ou assimilés.
  • La moitié au moins doit être constituée de personnes extérieures aux établissements et à l’école doctorale.
Les chercheurs ou enseignant-chercheurs émérites, dont l’éméritat est en cours et qui encadrent au moins un doctorant, peuvent exercer toutes les fonctions au sein d’un jury de thèse (président, rapporteur, …).
Le président du jury est désigné par l’ensemble des membres du jury de thèse, généralement le jour même juste avant la soutenance. Le président doit être un professeur ou assimilé ou un enseignant de rang équivalent

Le choix des rapporteurs

Les rapporteurs doivent être titulaires d’une HDR. Ils doivent également être extérieurs à l’établissement d’inscription du doctorant et de l’école doctorale. Si la personne n’est pas Professeur d’Université ni Directeur de Recherche, un CV doit être joint à la demande de désignation des rapporteurs. C’est en particulier le cas pour les professeurs étrangers. (document équivalence professeurs étrangers)
Les rapports des rapporteurs doivent parvenir à l’école doctorale au plus tard un mois avant la date de soutenance prévue.

Votre établissement peut également avoir des exigences spécifiques en matière de composition du jury. Contactez-le pour plus d’information.


Conditions à la soutenance de thèse

L’école doctorale accordera l’autorisation de soutenir aux candidats qui rempliront les critères suivants :
  • Avoir satisfait aux exigences de formation scientifique et professionnelle,
  • Un choix des membres du jury conforme,
  • Une liste des publications et/ou la participation effective du doctorant à une conférence internationale,
  • L’avis favorable des différents rapporteurs à l’autorisation de soutenance du doctorant
Une fois ces vérifications faites et l’avis favorable du directeur de l’ED, la direction de l’établissement peut signer l'autorisation de soutenance, qui permet alors l'édition de l’avis de soutenance et la convocation des membres du jury.

Thèse en cotutelle ou avec label européen :

Les différents points énoncés ci-dessus peuvent servir de référence, toutefois dans le cas de thèse en cotutelle ou avec le label européen, se référer aux textes et conventions en vigueur qui généralement précisent le cahier des charges des livrables (manuscrit, soutenance).