Publié le 22 juillet 2022 | Mis à jour le 22 juillet 2022

UCBL / Procédures d'utilisation de la visioconférence et d'organisation de soutenance de thèse

« Le Pôle Doctorat & HDR de la DRED souhaite attirer votre attention et vous rappeler les règles concernant l’utilisation de la visioconférence et le dépôt du dossier de soutenance.

1 – Utilisation de la visioconférence

Selon l’article 19 de l’arrêté du 25 mai 2016, les soutenances de thèses doivent se dérouler en présentiel. Des dérogations pour quun membre du jury, à l’exception du Président du jury, participe en visioconférence ne pourront être accordées par le Président de l’Université Lyon 1 que de manière très exceptionnelle (ex : un membre du jury à l’étranger se trouvant dans l’impossibilité de se déplacer).

Une demande de dérogation motivée (formulaire joint) doit être transmise au Pôle doctorat durant la procédure de préparation de la soutenance. L’accord ou le refus de dérogation vous sera notifié avant la soutenance.

Tout membre du jury en visioconférence qui n’aura pas obtenu de dérogation sera considéré comme absent à la soutenance.

 

Dans tous les cas, 4 membres du jury dont une personnalité extérieure et une personnalité pouvant assurer la fonction de Président de jury (Professeur ou assimilé) doivent au moins être présents physiquement le jour de la soutenance. Si cette condition n’est pas respectée, la soutenance sera invalidée.

 

Le président du jury devra se porter garant de la qualité et de la continuité des débats lors de la visioconférence.

 

 

2 – Le dépôt du dossier de soutenance auprès de la gestionnaire du Pôle Doctoral : 

 

10 semaines avant la date de soutenance (14 semaines pour les soutenances prévues entre le 1er septembre et le 31 octobre inclus), le.la doctorant.e doit transmettre à la gestionnaire en charge de son dossier sa proposition de rapporteurs et de membres du jury (fichier EXCEL) afin que celle-ci puisse en contrôler la conformité administrative (l’Ecole Doctorale en contrôle la conformité scientifique).

 

Cette procédure peut être initiée UNIQUEMENT si :

 

- La 1ère version du manuscrit est prête à être déposée à la Bibliothèque Universitaire et à transmettre aux rapporteurs,

- Une date de soutenance définitive a été fixée avec les membres du jury et les rapporteurs.

 

Nous demandons aux doctorants de :

 

- respecter les délais de transmission de la proposition rapporteurs & jury :

- respecter les consignes de remplissage des cellules du fichier 

- bien vérifier les noms, les grades, les établissements de rattachement et les adresses mail des personnalités proposées.

- respecter toutes les règles de composition du jury :   https://www.univ-lyon1.fr/recherche/formation-doctorale/comment-organiser-sa-soutenance-de-these-2

 

Les doctorants effectuant leur thèse en cotutelle doivent se soumettre aux règles de soutenance énoncées dans la convention de cotutelle qu’ils ont signée. Nous rappelons également que la composition du jury doit être établie conjointement par les 2 établissements et soumise à l’administration de chaque établissement en même temps.

 

Le.la doctorant.e doit être autorisé.e à soutenir par les autorités compétentes des 2 établissements. 

 

Des outils ont été mis en place pour aider les doctorants.tes à constituer leur jurys (cf.pièces jointes) :

- Un calendrier prévisionnel indiquant les échéances à respecter pour chaque étape.

- Une check-list rappelant les règles.

 

Nous comptons sur votre compréhension et votre respect de cette procédure afin d'éviter d'importants retards dans le traitement des dossiers de soutenance.